Het beursseizoen, met vak- en consumentenbeurzen, is weer in volle gang. Beurzen en events zijn nuttige PR-tools waar veel uit te halen valt. En een uitstekende manier om je doelgroep een keer te ontmoeten, je merk te presenteren, producten te introduceren, primeurs of nieuws aan te kondigen, relaties op te bouwen en achteraf het contact te verstevigen. Hoewel het een behoorlijke investering is en je er hard voor moet werken, is het zeker de moeite waard. Hoe je een beurs of event tot een succes maakt? Zorg voor een goede voorbereiding en heb een duidelijk beeld voor ogen waarom en wat je precies wil bereiken. Voor de drie fases – voorbereiding, beurs zelf en follow-up – zetten we de belangrijkste to do’s voor je op een rijtje.
Waarom überhaupt deelnemen?
Eerst een stapje terug. Vraag je af waarom je bedrijf eigenlijk aan deze beurs wil deelnemen. Het is goed om te sparren met de betrokkenen. En om na te denken over een hoop vragen. Is er bijvoorbeeld wel budget, en hoeveel? Wat is de doelstelling? Gaat het om naamsbekendheid of een productintroductie? Of wil je juist laten zien dat het goed gaat met je bedrijf? Gaat de concurrentie ook? Welke boodschap wil je overbrengen? Heb je echt nieuws? Wil je leads opdoen? En de pers spreken? Wie is je doelgroep en gaan zij deze beurs bezoeken? Pas als je dit weet, dan kun je beoordelen of deze beurs de juiste keuze is. Misschien is een andere beurs wel beter om je doelgroep te bereiken. En het zou ook zomaar kunnen dat je tot de conclusie komt dat het beter is om niet te gaan of op een ander moment.
Fase 1: voorbereiding
Bereid je goed voor – of, als je een PR-bureau in de hand hebt: laat je goed voorbereiden – op de mediarelaties. Een beurs is namelijk een uitgelezen moment om de pers te ontmoeten. Veel journalisten op één plek. Geweldig! Andersom geldt dit ook. Journalisten hebben vaak allang van te voren besloten welke stands zij willen bezoeken en wie zij willen spreken. Nodig journalisten daarom ruim op tijd uit voor een productintroductie, event of andere ontmoeting. Het heeft geen zin om ze op het laatste moment, vlak voor de beurs nog te benaderen.
Stel ook de persinformatie op tijd op en zorg dat het op de beurs aankomt. Stuur persberichten eventueel van te voren onder embargo naar vertrouwde relaties, zodat zij de informatie alvast hebben om er een mooi verhaal van te maken. Denk bovendien aan een mediatraining voor diegenen die met de pers zullen praten. Dit hoeft niet noodzakelijkerwijs de directie te zijn.
Fase 2: tijdens de beurs
Omdat een beurs altijd druk en lawaaierig is, is het lastig om uitgebreide diepte-interviews te doen. Wel is een beurs een goed moment voor een kennismaking of algemeen gesprek met een journalist. Zet dit op tijd op. Zorg dat de woordvoerder goed gebriefd is over het gesprek.
Een persbijeenkomst ter gelegenheid van een productintroductie of belangrijk nieuws is een goed moment om alle pers in één keer te ontvangen. Consumentenbeurzen organiseren vaak een besloten dag voor media en zakelijke relaties. Ze stellen een persagenda op voor persintroducties/bezoeken op de stand. Je bent uiteraard niet verplicht om hieraan mee te doen. Je kunt ook je eigen moment kiezen, op de stand of een andere locatie.
Fase 3: follow-up
Je gaat naar huis met veel visitekaartjes. Die zijn goud waard! Stuur de pers na afloop een bedankmail. Zo hebben ze meteen jouw contactgegevens. Vraag of ze meer informatie nodig hebben of zet – indien mogelijk – een gesprek op om wat verder over de materie door te praten. Zo houd je de contacten warm en haal je meer uit de beurs. Zijn er bepaalde journalisten die je niet hebt gezien op de beurs? Volg hen dan ook nog even op.
Meer weten over hoe je je PR het beste kunt inrichten rondom om een beurs? Of geef je liever al het regelwerk uit handen? Neem contact met ons op en kom langs voor een kop koffie. We bespreken het graag met je bij ons PR-bureau in Amsterdam of Antwerpen.
Meer nieuws ›