(Online) vergaderen: voor- of nadeel?

Het is de week van de vergaderingen. Vergaderen kan een tijdrovende bezigheid zijn, maar als je zoals Erik Sloots en ik voor veel IT-organisaties werkt zijn dit geen face-to-face-vergaderingen. Nee, dit is de week van de videocalls, de webconferenties en de online producttrainingen. 

Heel efficiënt, ik hoef er alleen maar voor te zorgen dat ik op een bepaald tijdstip ben ingelogd. Geen reistijd, geen files en niet zoeken naar een parkeerplaats. 

Voorstanders van online vergaderen benadrukken de efficiëntie en hoeveel reistijd zij wel niet besparen. Tegenstanders melden voornamelijk het gebrek aan persoonlijk contact. Ik ben van mening dat een goede mix van beide zorgt voor optimale efficiëntie en tevredenheid van alle betrokken partijen.

Online meetings zijn wat mij betreft fantastisch voor (product)trainingen en het delen van (corporate) PR-kalenders en updates. Zeker als je – zoals wij – vaak overleg hebt met andere PR-bureaus is dit ideaal, zowel in Europa als in de Verenigde Staten. Een ander voordeel is dat je de vergadering kunt opnemen, zodat je op elk gewenst moment de benodigde informatie terug kunt horen of zien.

Of we nu alles online gaan bespreken? Nee, integendeel. Juist de face-to-face-gesprekken zorgen ervoor dat je één-op-één bij kunt praten. Online meetings vinden vaak plaats met veel deelnemers tegelijk, waardoor er weinig ruimte is voor een persoonlijke conversatie. Mijn ervaring is dat je tijdens de face-to-face-gesprekken vaak zaken hoort die niet tijdens een (video)call aan bod komen.

Hoe efficiënt en verleidelijk het ook is om digitaal te communiceren, het is wat mij betreft meer dan de moeite waard om ook regelmatig in de auto te stappen en de klant te bezoeken.

Inger